Privacy

Onderstaand tref je de wijze aan waarop Stichting Haagse Beemden Loop jouw gegevens verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Binnen ons bestuur stuurt de secretaris het privacybeleid aan, maar het is de verantwoording van de hele organisatie (met name inschrijvingen, PR & Communicatie, Kids (Obstacle) Run).

Gebruikte systemen, media
Om een hardloopevenement te kunnen organiseren, maken we gebruik van (digitale) middelen, al dan niet van derden. Door de aard van het evenement is het voor ons niet mogelijk om jou los deze middelen aan de wedstrijd deel te laten nemen, jou in te schakelen als vrijwilliger, bestuurslid, leverancier, sponsor, enz. Bedenk ook dat  een evenement publiek, fotografen en pers aantrekt, waardoor je altijd de kans loopt in de media en op websites terecht te komen. Bij  (digitale) middelen moet je denken aan:

  • Een site waarop je je inschrijft (deelnemers).
  • Een site met daarop de uitslagen en een finishfilmpje (deelnemers).
  • Mail, bv. via mailchimp, om je te informeren over de (voortgang van) de loop.
  • Social media, zoals bv. Facebook, Twitter, Instagram, om je te informeren over de (voortgang van) de loop.
  • Pers, zoals kranten en omroepen, die verslag doen van het evenement.
  • LED-scherm op het evenemententerrein met daarop uitslagen en beelden van de (vorige) wedstrijd, finish.
  • Posters, folders en flyers die we verspreiden ter promotie van ons evenement.
  • Onze website.
  • Onze speaker.
  • Database (in the cloud) met contactgegevens voor wat betreft vrijwilligers, leveranciers, sponsoren, ingehuurde verenigingen, evenementen, enz.
  • Kopieën en back-ups van het bovenstaande.
  • Enz.

Delen van persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens kunnen op servers overal ter wereld (cloud e.d.) bewaard worden.  Natuurlijk gebruiken we jouw gegevens zorgvuldig en spelen die niet door naar andere partijen (bv. sponsoren). We registreren niet meer dan strikt noodzakelijk is voor jouw (veilige) deelname aan de wedstrijd, jouw (veilige) inzet als vrijwilliger, enz.  

Rectificatie, inzage, recht op vergetelheid
Sommige gegevens, zoals de uitslag, worden langdurig bewaard (>10 jaar). Dat is nu eenmaal verbonden aan deelname van een hardloopevenement. Uiteraard heb je het recht op inzage, rectificatie of vergetelheid, maar bedenk dat je voorafgaand al op veel manieren (lang) in beeld bent geweest. Op het moment dat je je op je recht beroept, dien je voor zaken waar dat niet direct helder is, aan te geven wat door ons van jou is geregistreerd (URL op onze site) en wat we moeten verwijderen (bv. een interview ). Indien je een uittreksel wenst van de door ons over jou geregistreerde gegevens, geef dan duidelijk je naam, geboortedatum en woonplaats (op het moment van inschrijven!) aan zoals ingevoerd in de inschrijvingssite. Gebruik hiervoor in alle voorkomende gevallen het contactformulier op onze site.

Personen jonger dan 16 jaar
Van personen jonger dan 16 jaar worden geen gegevens bewaard (vrijwilligers, Kids (Obstacle) Run). Maar ook hier geldt dat een evenement veel kijkers en media aantrekt, dus de kans dat je ergens in beeld komt is groot. Wil jij of jouw kind dat niet, dan adviseren wij jou of jouw kind niet deel te nemen. Als kinderen jonger dan 16 jaar deelnemen aan een onderdeel voor volwassenen, dan worden wel de gebruikelijke gegevens geregistreerd. Ook hier geldt dat anders deelname aan de wedstrijd met bijbehorende faciliteiten niet mogelijk is (denk bv. aan tijdsregistratie). Bedenk ook: wij zijn niet altijd op de hoogte van leeftijden van deelnemers, vrijwilligers, enz.

Cameratoezicht
Onze organisatie beschikt niet over een eigen terrein. Wij zijn te gast bij anderen, die cameratoezicht kunnen hebben.  De privacyregels voor wat betreft cameratoezicht van de betreffende gastheer zijn automatisch onderdeel van ons privacybeleid.

Datalek
Op het moment dat wij op het hoogte zijn van een datalek bij ons of een door ons ingeschakelde partij, dan zullen we je binnen twee weken of zoveel eerder als mogelijk, op de hoogte brengen. We vermelden dan de aard van de inbreuk, geconstateerde gevolgen, vermoedelijke gevolgen, aanbevolen maatregelen om gevolgen van de inbreuk te beperken en waar je meer informatie kunt krijgen.